Anonymer Whistleblower-Kanal Frener & Reifer S.R.L.

Datenschutzbestimmungen

INFORMATIONEN ZUR VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Mod. Whistleblowing -Informationen REV. 00 vom 20 . 10 . 2025

Mit dieser Erklärung informiert der Verantwortliche in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen seines Organisationsmodells, das gemäß dem Gesetzesdekret Nr. 24 vom 10. März 2023 und insbesondere über alle Aktivitäten und Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem Betrieb des Unternehmenssystems zur Verwaltung von Whistleblowing-Meldungen ( im Folgenden „Whistleblowing- Policy “ ). Die Informationen werden gemäß den Artikeln 13 und 14 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden auch „DSGVO“ ) und den einschlägigen italienischen Rechtsvorschriften (im Folgenden zusammenfassend als „ geltende Rechtsvorschriften “ bezeichnet) bereitgestellt.

Die folgenden Informationen werden den „Meldenden” und allen anderen potenziell „betroffenen Personen ” Personen zur Verfügung gestellt, wie z. B. den Personen, die als mögliche Verantwortliche für rechtswidrige Handlungen angegeben sind, etwaigen „ unterstützende Person en ” (sogenannte „ facilitaotri “ im Sinne der einschlägigen italienischen Rechtsvorschriften) sowie allen anderen Personen, die in unterschiedlicher Weise von der Whistleblowing-Richtlinie betroffen sind.

Verantwortlicher .

Der Verantwortliche ist das Unternehmen FRENER & REIFER S.r.l . mit Sitz in Alfred - Ammon Straße 31 - 39042 - Brixen (BZ), Steuernummer und MwSt. Nummer 00218290211, R.E.A. BZ- 83904, im Folgenden nur „Verantwortlicher” genannt.

Für weitere Informationen, Auskünfte und die Ausübung der in dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Rechte können Sie sich unter folgenden Kontaktdaten an den Verantwortlichen wenden: Tel. +39 0472 270 111, Fax +39 0472 270 170, E-Mail: [email protected] , PEC: [email protected] .

Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung.

Gemäß den Bestimmungen der vorliegenden Regelung können personenbezogene Daten vom Verantwortlichen erfasst werden, sofern sie in Whistleblowing- Meldungen, d. h. , in den diesen beigefügten Unterlagen und Dokumenten enthalten sind, die über die in der Whistleblowing-Richtlinie vorgesehenen Kanäle eingegangen sind.

Der Erhalt und die Bearbeitung dieser Meldungen können , je nach deren Inhalt , zur Verarbeitung der folgenden Kategorien personenbezogener Daten führen:

allgemeine personenbezogene Daten, darunter beispielsweise personenbezogene Daten (Vorname, Nachname, Geburtsdatum und -ort), Kontaktdaten (Festnetz- und/oder Mobiltelefonnummer, Postanschrift/E-Mail-Adresse), berufliche Funktion/Aufgabe;

„besondere“ personenbezogene Daten gemäß Art. 9 DSGVO, darunter beispielsweise Informationen über den Gesundheitszustand, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, sexuelle Orientierung oder Gewerkschaftszugehörigkeit.

In Bezug auf die oben genannten Kategorien personenbezogener Daten wird gemäß Art. 5 der DSGVO darauf hingewiesen, dass die übermittelten Meldungen keine Informationen enthalten dürfen , die für die Zwecke der einschlägigen italienischen Vorschriften offensichtlich irrelevant sind , und die meldenden Personen werden insbesondere aufgefordert, keine „besonderen” personenbezogenen Daten zu verwenden, wenn diese nicht für die Zwecke der Meldungen als notwendig und unverzichtbar erachtet werden .

	ZWECK	RECHTSGRUNDLAGE
a.	Bearbeitung der Meldung gemäß Gesetzesdekret Nr. 24/2023 und infolgedessen allgemein e Durchführung der erforderlichen Ermittlungsmaßnahmen zur Überprüfung der Begründetheit der gemeldeten Tatsachen und Ergreifung der entsprechenden Maßnahmen.	Die Verarbeitung ist erforderlich, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen, der der Verantwortliche unterliegt (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) der DSGVO), der insbesondere aufgrund der oben genannten Rechtsvorschriften verpflichtet ist, Informationskanäle für die Entgegennahme von Meldungen über rechtswidrige Handlungen, die der Integrität des Unternehmens und/oder dem öffentlichen Interesse schaden, ein zu richten und zu verwalten. In den von dieser Regelung erfassten Fällen kann eine spezifische und freiwillige Einwilligung der meldenden Person verlangt werden [Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) der DSGVO] verlangt werden, insbesondere wenn die Offenlegung seiner Identität erforderlich ist oder wenn die Aufzeichnung der über das Sprachmitteilungssystem oder in mündlicher Form oder durch direkte Treffen mit der als Meldungsbearbeiter benannten Person gesammelten Meldungen vorgesehen ist. Die Verarbeitung etwaiger „besonderer” personenbezogener Daten, die möglicherweise in den Meldungen enthalten sind, basiert auf der Erfüllung von Verpflichtungen und der Ausübung spezifischer Rechte des Verantwortlichen und der betroffenen Person im Bereich des Arbeitsrechts gemäß Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b) der DSGVO.
b.	Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen des Verantwortlichen, einschließlich derjenigen gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen.	Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt [Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) der DSGVO].
c.	Feststellung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechts vor Gericht oder außergerichtlich und/oder wann immer die Justizbehörden ihre Aufgaben wahrnehmen.	Die Verarbeitung ist erforderlich, um das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der Feststellung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechts vor Gericht oder bei jeder Ausübung der Funktionen der Justizbehörden zu verfolgen [Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) der DSGVO]. Für denselben Zweck stützt sich die Verarbeitung „besonderer“ personenbezogener Daten, sofern vorhanden, auf Art. 9 Abs. 2 Buchstabe f) der DSGVO.

Aufbewahrungsfrist für Daten .

Die beim Unternehmen eingegangenen Meldungen werden zusammen mit den beigefügten Unterlagen und Dokumenten so lange aufbewahrt, wie es für ihre Bearbeitung erforderlich ist, und in jedem Fall, wie gesetzlich vorgeschrieben, für einen Zeitraum von höchstens fünf Jahren ab dem Datum der Mitteilung der entsprechenden Endergebnisse . Nach Ablauf dieser Frist werden die Meldungen aus dem System gelöscht. Personenbezogene Daten, die in den Meldungen enthalten sind und für deren Zweck offensichtlich irrelevant sind, werden hingegen sofort gelöscht. Im Falle von Streitigkeiten können die Daten für einen längeren Zeitraum, der mit der Dauer der Streitigkeit übereinstimmt, gespeichert werden, wobei diese Daten vor Ablauf der oben genannten Frist manuell extrahiert werden.

Art der Bereitstellung .

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist freiwillig, da dem Verantwortlichen auch anonyme Meldungen übermittelt werden können, sofern diese genaue, übereinstimmende und angemessen detaillierte Informationen enthalten, unbeschadet der gesetzlichen Bestimmungen hinsichtlich der Schutzmaßnahmen zum Schutz der meldenden Person. Wenn personenbezogene Daten übermittelt werden, werden diese zur Bearbeitung der Meldung gemäß den in festgelegten Grenzen und mit den in festgelegten Garantien zur Wahrung der Vertraulichkeit gemäß den einschlägigen italienischen Rechtsvorschriften verarbeitet.

Modalitäten der Datenverarbeitung .

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die in den gemäß der Whistleblowing-Richtlinie übermittelten Meldungen enthalten sind, erfolgt nach den Grundsätzen der Korrektheit, Rechtmäßigkeit und Transparenz gemäß Art. 5 der DSGVO.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann analog und/oder elektronisch/telematisch erfolgen, um sie zu speichern, zu verwalten und zu übermitteln, wobei in jedem Fall geeignete physische, technischer und organisatorischer Art, die ihre Sicherheit und Vertraulichkeit in jeder Phase des Verfahrens gewährleisten, einschließlich der Archivierung der Meldung und der zugehörigen Dokumente – unbeschadet der Bestimmungen von Art. 12 des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023 – unter besonderer Berücksichtigung der Identität des Meldenden, der beteiligten und/oder in den Meldungen erwähnten Personen, des Inhalts der Meldungen und der zugehörigen Unterlagen.

Empfänger der Daten .

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die in den gemäß der Whistleblowing-Richtlinie übermittelten Meldungen enthalten sind, erfolgt durch vom Verantwortlichen speziell dazu befugte Personen sowie durch schriftlich benannte Auftragsverarbeiter im Rahmen ihrer jeweiligen Aufgaben und gemäß den Anweisungen des Verantwortlichen, wobei geeignete Maßnahmen zur Sicherheit der verarbeiteten Daten und zur Gewährleistung ihrer Vertraulichkeit getroffen werden. Die Liste der Auftragsverarbeiter ist auf Anfrage erhältlich.

Wenn die Voraussetzungen dafür gegeben sind, können personenbezogene Daten an Justizbehörden und/oder Polizeibehörden weitergegeben werden, die dies im Rahmen von strafrechtlichen Ermittlungen beantragen.

Übermittlung an Drittländer oder internationale Organisationen.

Die Daten werden nicht an Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums und/oder an internationale Organisationen übermittelt.

Rechte der betroffenen Person en .

Jede betroffene Person hat das Recht, die in den Artikeln 15 ff. der DSGVO genannten Rechte auszuüben, um vom Verantwortlichen beispielsweise Zugang zu ihren personenbezogenen Daten, deren Berichtigung oder Löschung oder die Einschränkung ihrer Verarbeitung zu erwirken, unbeschadet der Möglichkeit, bei unzureichender Antwort eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde gemäß Art. 77 DSGVO einzureichen oder die zuständigen Gerichte anzurufen, wenn sie der Ansicht ist, dass die sie betreffende Verarbeitung gegen die DSGVO verstößt.

Zur Ausübung dieser Rechte ist es erforderlich, einen entsprechenden Antrag in freier Form an die im vorstehenden Absatz 1 angegebenen Kontaktdaten zu richten, auch unter Verwendung des auf der Website der Datenschutzbehörde verfügbaren Formulars.

In diesem Zusammenhang weisen wir darauf hin, dass die oben genannten Rechte der von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffenen Personen gemäß und im Sinne von Art. 2-undecies des Gesetzesdekrets Nr. 196 vom 30. Juni 2003 („Datenschutzgesetz“, geändert durch das Gesetzesdekret Nr. 101/2018) eingeschränkt werden können, für die Dauer und in dem Umfang, in dem dies eine notwendige und verhältnismäßige Maßnahme darstellt, wenn ihre Ausübung zu einer konkreten und tatsächlichen Beeinträchtigung der Vertraulichkeit der Identität der meldenden Personen führen könnte.

Insbesondere erfolgt die Ausübung dieser Rechte:

gemäß den für diesen Bereich geltenden gesetzlichen oder behördlichen Bestimmungen (Gesetzesdekret 24/2023) durchgeführt werden;

kann mit einer begründeten Mitteilung, die der betroffenen Person unverzüglich zu übermitteln ist, verzögert, eingeschränkt oder ausgeschlossen werden, es sei denn, die Mitteilung würde den Zweck der Einschränkung beeinträchtigen, und zwar für den Zeitraum und in dem Umfang, in dem dies eine notwendige und verhältnismäßige Maßnahme darstellt, unter Berücksichtigung der Grundrechte und berechtigten Interessen der betroffenen Person, um die Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person zu wahren;

In diesen Fällen können die Rechte der betroffenen Person auch über die Datenschutzbehörde gemäß den in Artikel 160 des Datenschutzgesetzes festgelegten Modalitäten ausgeübt werden. In diesem Fall informiert die Datenschutzbehörde die betroffene Person darüber, dass sie alle erforderlichen Überprüfungen durchgeführt oder eine erneute Überprüfung vorgenommen hat, sowie über das Recht der betroffenen Person, Rechtsmittel einzulegen.

Diese Datenschutzerklärung kann Änderungen und/oder Ergänzungen und/oder Aktualisierungen unterliegen, auch als Folge der Aktualisierung der geltenden Rechtsvorschriften.