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Condizioni per l'utente
NFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Mod. Informativa Whistleblowing REV. 0 0 del 20 / 10 / 202 5
Con la presente informativa il Titolare del trattamento, nel rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, fornisce le informazioni in ordine al trattamento dei dati personali effettuati nell’ambito del proprio modello organizzativo adottato in conformità al D. lgs. 10 marzo 2023 n. 24 e, segnatamente, di tutte le attività e adempimenti connessi al funzionamento del sistema aziendale per la gestione delle segnalazioni whistleblowing (di seguito “ Policy Whi stleblowing ”). L’informativa è resa ai sensi dell’artt. 13 e 14 del Regolamento europeo in materia di protezionale dei dati (di seguito anche “ GDPR ”) e della normativa italiana di settore (di seguito, complessivamente, l’uno e l’altra, la “ Normativa Applicabile ”).
Le informazioni che seguono vengono rese ai soggetti “segnalanti” e a tutti gli altri soggetti potenzialmente “interessati”, quali, ad esempio, le persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, eventuali soggetti “facilitatori” (come definiti dalla normativa di riferimento), nonché ogni altro soggetto a diverso titolo coinvolto nella Policy Whistleblowing.
Titolare del trattamento.
Il Titolare del trattamento dei dati è la società FRENER & REIFER S.r.l. , con sede legale in Via Alfred Ammon 31 - 39042 - Bressanone (B Z ) , C.F. e P. IVA 00218290211 , R.E.A. BZ - 83904 , di seguito anche “Titolare del trattamento” o solo “Titolare”.
Per qualsiasi chiarimento, informazione, esercizio dei diritti elencati nella presente Informativa, è possibile contattare il Titolare del trattamento ai seguenti recapiti: tel. +39 0472 270 111 , fax +39 0472 270 170 , e-mail: [email protected] , PEC: [email protected] .
Finalità e basi giuridiche del trattamento.
Secondo l’impostazione della disciplina in oggetto, i dati personali potranno essere acquisiti dal Titolare in quanto contenuti nelle segnalazioni whistleblowing , ovvero negli atti e documenti a queste allegati, pervenute alla stessa attraverso i canali previsti dalla Policy Whistleblowing.
La ricezione e la gestione di tali segnalazioni potrà dare luogo, a seconda del loro contenuto, al trattamento delle seguenti categorie di dati personali:
dati personali comuni, tra i quali, ad esempio, i dati anagrafici (nome, cognome, data e luogo di nascita), i dati di contatto (numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail), il ruolo/mansione lavorativa;
dati personali “particolari” di cui all’art. 9 GDPR, tra i quali, ad esempio, le informazioni relative a condizioni di salute, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, orientamento sessuale o appartenenza sindacale.
Riguardo alle suddette categorie di dati personali, si rimarca l’importanza che le segnalazioni inoltrate risultino prive di informazioni manifestamente irrilevanti ai fini della disciplina di riferimento , invitando in particolare i soggetti segnalanti ad astenersi dall’utilizzare dati personali di natura “particolare” se non ritenuti necessari ed imprescindibili ai fini delle stesse, in ottemperanza all’art. 5 del GDPR.
| FINALITÀ | BASE GIURIDICA |
a. | Gestire la segnalazione effettuata ai sensi del D. lgs. n. 24/2023 e, pertanto, in via generale, effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti. | Il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento [art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR] che, in particolare, in forza della normativa sopra menzionata, è tenuto ad implementare e gestire canali informativi dedicati alla ricezione delle segnalazioni di condotte illecite lesive dell’integrità della Società e/o dell’interesse pubblico. Nei casi contemplati dalla medesima disciplina potrà essere richiesto uno specifico e libero consenso al soggetto segnalante [art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR] e, segnatamente, laddove si ravveda la necessità di disvelarne l’identità, oppure qualora sia prevista la registrazione delle segnalazioni raccolte tramite il sistema di messaggistica vocale o comunque in forma orale, ovvero attraverso incontri diretti con il soggetto nominato quale gestore delle segnalazioni. Il trattamento di eventuali dati personali “particolari”, eventualmente inclusi nelle segnalazioni, si fonda sull’assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare del trattamento e dell’interessato in materia di diritto del lavoro, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. b) del GDPR. |
b. | Adempiere agli obblighi di legge cui è tenuto il Titolare, inclusi quelli di cui alla vigente normativa in materia di protezione dei dati personali. | Il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento [art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR]. |
c. | Accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale e/o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni. | Il trattamento è necessario per perseguire il legittimo interesse del Titolare ad accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o giurisdizionale o ogni qualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni [art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR]. Per la medesima finalità, i trattamenti di dati personali “particolari”, se presenti, si fondano sull’art. 9, par. 2, lett. f) del GDPR. |
Periodo di conservazione dei dati.
Le segnalazioni ricevute dalla Società, unitamente agli atti e documenti allegati, verranno conservate per il tempo necessario alla gestione delle stesse e, in ogni caso, come prevede la normativa, per un periodo non eccedente cinque anni dalla data delle comunicazioni dei relativi esiti finali . Successivamente a tale termine, le segnalazioni verranno eliminate dal sistema. Invece i dati personali inclusi nelle segnalazioni manifestamente irrilevanti ai fini delle stesse verranno immediatamente cancellati. In caso di controversie, i dati potranno essere conservati per un periodo maggiore, coincidente con la durata della controversia stessa, provvedendo all’estrazione manuale di tali dati prima del termine sopra indicato.
Natura del conferimento.
Il conferimento dei dati personali è opzionale, attesa la possibilità di inoltrare al Titolare anche segnalazioni anonime, ove presentino informazioni precise, concordanti e adeguatamente circostanziate, fermo restando quanto disposto dalla normativa, riguardo a tale fattispecie, in tema di misure di protezione a tutela del soggetto segnalante. Se conferiti, i dati personali saranno trattati per gestire la segnalazione secondo i limiti e con le garanzie di riservatezza imposti dalla normativa di riferimento.
M odalità di trattamento dei dati.
Il trattamento dei dati personali inclusi nelle segnalazioni inoltrate in conformità alla Policy Whistleblowing sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, di cui all’art. 5 del GDPR.
Il trattamento dei dati personali potrà essere effettuato in modalità analogiche e/o informatiche/telematiche, funzionali a memorizzarli, gestirli e trasmetterli, comunque in applicazione di adeguate misure, di tipo fisico, tecnico ed organizzativo, atte a garantire la loro sicurezza e la riservatezza in ogni fase della procedura, ivi compresa l’archiviazione della segnalazione e dei relativi documenti - fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del D. lgs. n. 24/2023 - con particolare riferimento all’identità del segnalante, delle persone coinvolte e/o comunque menzionate nelle segnalazioni, del contenuto delle stesse e relativa documentazione.
Destinatari dei dati.
Il trattamento dei dati personali inclusi nelle segnalazioni inoltrate in conformità alla Policy Whistleblowing verrà effettuato dai soggetti appositamente autorizzati dal Titolare, nonché dai Responsabili del trattamento specificamente individuati per iscritto, nell’ambito delle rispettive funzioni ed in conformità alle istruzioni impartite dal Titolare, assicurando l’impiego di misure idonee per la sicurezza dei dati trattati e garantendone la riservatezza. La lista dei Responsabili del trattamento è disponibile a richiesta.
Sussistendone gli estremi, i dati personali potranno essere trasmessi all’Autorità Giudiziaria e/o Organi di Polizia che ne facciano richiesta nel contesto di indagini giudiziarie.
Trasferimenti verso paesi terzi o organizzazioni internazionali.
I dati non saranno trasferiti verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo e/o organizzazioni internazionali.
Diritti dell’interessato.
Ciascun soggetto interessato ha il diritto di esercitare i diritti di cui agli articoli 15 e seguenti del GDPR, al fine di ottenere dal Titolare del trattamento, ad esempio, l’accesso ai propri dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda, ferma restando la possibilità, in mancanza di soddisfacente riscontro, di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ex art. 77 GDPR, oppure adire le opportune sedi giudiziarie, nel caso in cui egli ritenga che il trattamento che Lo riguarda violi il GDPR.
Per l’esercizio di tali diritti, è necessario inoltrare specifica richiesta in forma libera ai recapiti indicati al precedente paragrafo 1, anche utilizzando il modulo disponibile sul sito web dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
Al riguardo, si informa che i predetti diritti in capo agli interessati al trattamento di dati personali potranno venire limitati ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2-undecies del D. lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (“ Codice privacy ”, come modificato dal D. lgs. n. 101/2018), per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, qualora dal loro esercizio possa derivare un pregiudizio concreto ed effettivo alla riservatezza dell’identità dei soggetti segnalanti.
In particolare, l’esercizio di tali diritti:
sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (D.lgs. 24/2023);
potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità della persona segnalante;
in tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante per la Protezione dei Dati Personali con le modalità di cui all’articolo 160 del Codice privacy, nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.
La presente informativa potrà subire modiche e/o integrazioni e/o aggiornamenti, anche quale conseguenza dell’aggiornamento della Normativa Applicabile.